Nous avons automatisé 23 flux de travail manuels concernant la réception des sinistres, les renouvellements de polices et le suivi des commissions des agents — réduisant les coûts opérationnels de 58 % et éliminant totalement les renouvellements manqués.
Meridian Insurance Group gérait 12 000 polices actives couvrant l'automobile, l'habitation et les lignes commerciales avec une équipe de 18 agents et 6 employés de back-office. Leur infrastructure technologique était disparate : un système de gestion des polices datant de 2014, Outlook pour la communication client, Excel pour le suivi des commissions et des formulaires papier pour la réception des sinistres.
La charge de travail manuel était colossale. Les agents consacraient 4,2 heures par jour aux tâches administratives au lieu de vendre et de servir les clients. Les rappels de renouvellement de polices étaient envoyés en retard ou pas du tout — Meridian estimait un taux de déchéance de 7,3 % directement attribuable aux communications de renouvellement manquées, représentant une perte de 890 000 $ en primes annuelles. La réception des sinistres nécessitait une triple saisie de données : le formulaire papier, le système de gestion des polices et une feuille de calcul séparée pour le suivi des sinistres.
Deux tentatives précédentes de modernisation avaient échoué. Un grand fournisseur de plateforme avait proposé un devis de 1,2 million de dollars pour un remplacement complet du système avec un délai de 18 mois — au-delà du budget et de la patience. Une initiative interne du service informatique visant à automatiser avec Zapier avait atteint ses limites en 3 mois lorsque les flux de travail étaient devenus trop complexes pour de simples chaînes déclencheur-action.
Plutôt que de remplacer les systèmes existants de Meridian, nous avons construit une couche d'automatisation qui les reliait. En utilisant n8n comme moteur d'orchestration (auto-hébergé pour la souveraineté des données), nous avons créé 23 flux de travail automatisés qui reliaient le système de gestion des polices, la messagerie électronique, un nouveau portail de réception des sinistres et un tableau de bord personnalisé des commissions.
Le flux de travail de réception des sinistres a remplacé les formulaires papier par un portail web responsive mobile construit en Next.js. Les clients ou les agents soumettent les sinistres avec des photos, le système remplit automatiquement les données de police, attribue le sinistre à l'expert approprié en fonction du type et de la charge de travail, et déclenche des notifications de statut à chaque étape. Ce qui prenait auparavant 45 minutes de temps d'agent par sinistre ne nécessite maintenant que 6 minutes d'examen.
L'automatisation des renouvellements surveille les dates d'expiration des polices à 90, 60 et 30 jours. Elle génère des dossiers de renouvellement personnalisés avec des devis actualisés, les envoie par e-mail et SMS, suit les ouvertures et les réponses, et transfère à l'agent assigné si le client n'a pas répondu dans les 14 jours. Le suivi des commissions récupère les données des polices clôturées chaque nuit, calcule les commissions des agents et de l'agence selon 8 structures de taux différentes, et génère automatiquement les relevés mensuels.
Documentation de tous les 23 flux de travail cibles avec l'équipe des opérations. Identification des flux de données, des points de décision et des scénarios d'exception pour chaque processus.
Déploiement de n8n sur AWS, construction de connecteurs API pour le système de polices existant, configuration des passerelles e-mail/SMS et mise en place de la couche de données PostgreSQL.
Construction du portail de sinistres destiné aux clients et du tableau de bord des commissions des agents en Next.js. Connexion des deux au moteur d'automatisation.
Opérations en parallèle pendant 4 semaines. Migration des agents par groupes de 6. Formation individuelle et bibliothèque de tutoriels vidéo.
Dans les 90 jours suivant le déploiement complet, Meridian avait réduit les besoins en effectifs de back-office de 3 postes (réaffectés à des rôles en contact avec la clientèle) et avait vu le taux de déchéance des polices chuter de 7,3 % à 1,1 %.
Sans engagement. Dites-nous ce dont vous avez besoin et nous vous dirons comment nous le résoudrions.
“Nos agents redoutaient les lundis matins à cause du retard de paperasse. Maintenant, ils redoutent les vendredis parce que la semaine passe trop vite quand on parle réellement aux clients au lieu de remplir des formulaires.”
— Directeur d'agence, Meridian Insurance Group
Nous sommes spécialisés dans la connexion des systèmes existants avec une automatisation intelligente — aucun remplacement complet nécessaire. Parlez-nous de vos flux de travail.
Évaluation gratuite des flux de travail · Sans engagement