Wir haben 23 manuelle Workflows in den Bereichen Schadensaufnahme, Policenverlängerung und Provisionsabrechnung automatisiert – mit einer Reduzierung der Betriebskosten um 58% und vollständiger Eliminierung verpasster Verlängerungen.
Meridian Insurance Group verwaltete 12.000 aktive Policen in den Bereichen Kfz-, Wohngebäude- und Gewerbeversicherung mit einem Team von 18 Agenten und 6 Mitarbeitern im Back-Office. Ihr Technologie-Stack war ein Flickwerk: ein Policenverwaltungssystem aus 2014, Outlook für die Kundenkommunikation, Excel für die Provisionsverfolgung und Papierformulare für die Schadensaufnahme.
Der manuelle Aufwand war gewaltig. Agenten verbrachten täglich 4,2 Stunden mit administrativen Aufgaben statt mit Verkauf und Kundenbetreuung. Erinnerungen an Policenverlängerungen gingen verspätet oder gar nicht raus – Meridian schätzte eine Kündigungsrate von 7,3%, die direkt auf verpasste Verlängerungsmitteilungen zurückzuführen war, was 890.000 $ an verlorenen Jahresprämien kostete. Die Schadensaufnahme erforderte dreifache Dateneingabe: das Papierformular, das Policensystem und eine separate Schadensverfolgungs-Tabelle.
Zwei frühere Modernisierungsversuche waren gescheitert. Ein großer Plattformanbieter hatte 1,2 Mio. $ für einen vollständigen Systemersatz mit einer Laufzeit von 18 Monaten veranschlagt – außerhalb des Budgets und der Geduld. Eine interne IT-Initiative zur Automatisierung mit Zapier stieß innerhalb von 3 Monaten an ihre Grenzen, als die Workflows zu komplex für einfache Trigger-Action-Ketten wurden.
Anstatt Meridians bestehende Systeme zu ersetzen, haben wir eine Automatisierungsebene aufgebaut, die sie miteinander verbindet. Mit n8n als Orchestrierungs-Engine (selbst gehostet für Datensouveränität) haben wir 23 automatisierte Workflows erstellt, die das Policenverwaltungssystem, E-Mail, ein neues Schadensaufnahmeportal und ein maßgeschneidertes Provisions-Dashboard verbinden.
Der Schadensaufnahme-Workflow ersetzte Papierformulare durch ein mobilresponsives Webportal, das in Next.js entwickelt wurde. Kunden oder Agenten reichen Schäden mit Fotos ein, das System füllt Policendaten automatisch aus, weist den Schaden dem entsprechenden Sachbearbeiter basierend auf Typ und Auslastung zu und löst Statusbenachrichtigungen in jeder Phase aus. Was früher 45 Minuten Agentenzeit pro Schaden erforderte, nimmt jetzt 6 Minuten Prüfungszeit in Anspruch.
Die Verlängerungsautomatisierung überwacht Policenablaufdaten 90, 60 und 30 Tage im Voraus. Sie generiert personalisierte Verlängerungspakete mit aktualisierten Angeboten, versendet sie per E-Mail und SMS, verfolgt Öffnungen und Antworten und eskaliert zum zuständigen Agenten, wenn der Kunde innerhalb von 14 Tagen nicht reagiert hat. Der Provisionsverfolger zieht nächtlich abgeschlossene Policendaten, berechnet Agenten- und Agenturprovisionen über 8 verschiedene Tarifsätze hinweg und generiert automatisch monatliche Abrechnungen.
Dokumentation aller 23 Ziel-Workflows gemeinsam mit dem Operations-Team. Identifikation von Datenflüssen, Entscheidungspunkten und Ausnahmeszenarien für jeden Prozess.
Deployment von n8n auf AWS, Entwicklung von API-Konnektoren für das Legacy-Policensystem, Konfiguration von E-Mail-/SMS-Gateways und Einrichtung der PostgreSQL-Datenschicht.
Entwicklung des kundenseitigen Schadensportals und Agenten-Provisions-Dashboards in Next.js. Anbindung beider an die Automatisierungs-Engine.
Parallelbetrieb für 4 Wochen. Migration der Agenten in Gruppen zu je 6 Personen. Bereitstellung von Einzelschulungen und einer Video-Tutorial-Bibliothek.
Innerhalb von 90 Tagen nach vollständiger Bereitstellung hatte Meridian den Personalbedarf im Back-Office um 3 Stellen reduziert (umverteilt auf kundenorientierte Rollen) und die Kündigungsrate von 7,3% auf 1,1% gesenkt.
Keine Verpflichtungen. Sagen Sie uns, was Sie brauchen, und wir sagen Ihnen, wie wir es lösen würden.
“Unsere Agenten hatten früher Angst vor Montagmorgen wegen des Papier-Rückstaus. Jetzt fürchten sie den Freitag, weil die Woche zu schnell vergeht, wenn man tatsächlich mit Kunden spricht statt Formulare auszufüllen.”
— Agenturprinzipal, Meridian Insurance Group
Wir sind spezialisiert darauf, bestehende Systeme mit intelligenter Automatisierung zu verbinden – ohne kompletten Austausch. Erzählen Sie uns von Ihren Workflows.
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