Automatizamos 23 flujos de trabajo manuales en gestión de siniestros, renovaciones de pólizas y seguimiento de comisiones de agentes, reduciendo los costes operativos en un 58% y eliminando por completo las renovaciones perdidas.
Meridian Insurance Group gestionaba 12.000 pólizas activas en los ramos de auto, hogar y comercial con un equipo de 18 agentes y 6 empleados administrativos. Su infraestructura tecnológica era un mosaico: un sistema de gestión de pólizas de 2014, Outlook para la comunicación con clientes, Excel para el seguimiento de comisiones y formularios en papel para la gestión de siniestros.
La carga manual era abrumadora. Los agentes dedicaban 4,2 horas diarias a tareas administrativas en lugar de vender y atender a los clientes. Los recordatorios de renovación de pólizas se enviaban tarde o directamente no se enviaban. Meridian estimó una tasa de caducidad del 7,3% atribuible directamente a comunicaciones de renovación perdidas, lo que costó 890.000 $ en primas anuales perdidas. La gestión de siniestros requería triple entrada de datos: el formulario en papel, el sistema de pólizas y una hoja de cálculo separada de seguimiento de siniestros.
Dos intentos previos de modernización habían fracasado. Un gran proveedor de plataformas cotizó 1,2 millones de dólares por una sustitución completa del sistema con un plazo de 18 meses, fuera de presupuesto y paciencia. Una iniciativa interna de IT para automatizar con Zapier alcanzó sus límites en 3 meses cuando los flujos de trabajo se volvieron demasiado complejos para simples cadenas de disparador-acción.
En lugar de reemplazar los sistemas existentes de Meridian, construimos una capa de automatización que los conectó. Utilizando n8n como motor de orquestación (autoalojado para soberanía de datos), creamos 23 flujos de trabajo automatizados que conectaron el sistema de gestión de pólizas, el correo electrónico, un nuevo portal de gestión de siniestros y un panel de comisiones personalizado.
El flujo de trabajo de gestión de siniestros reemplazó los formularios en papel con un portal web responsivo móvil construido en Next.js. Los clientes o agentes presentan siniestros con fotos, el sistema rellena automáticamente los datos de la póliza, asigna el siniestro al ajustador apropiado según el tipo y la carga de trabajo, y activa notificaciones de estado en cada etapa. Lo que antes requería 45 minutos de tiempo del agente por siniestro ahora requiere 6 minutos de revisión.
La automatización de renovaciones monitoriza las fechas de vencimiento de pólizas a 90, 60 y 30 días. Genera paquetes de renovación personalizados con presupuestos actualizados, los envía por correo electrónico y SMS, rastrea aperturas y respuestas, y escala al agente asignado si el cliente no ha respondido en 14 días. El rastreador de comisiones extrae datos de pólizas cerradas cada noche, calcula comisiones de agentes y agencia en 8 estructuras de tarifas diferentes, y genera extractos mensuales automáticamente.
Documentamos los 23 flujos de trabajo objetivo con el equipo de operaciones. Identificamos flujos de datos, puntos de decisión y escenarios de excepción para cada proceso.
Desplegamos n8n en AWS, construimos conectores API para el sistema de pólizas heredado, configuramos pasarelas de correo electrónico/SMS, y establecimos la capa de datos PostgreSQL.
Construimos el portal de siniestros de cara al cliente y el panel de comisiones de agentes en Next.js. Conectamos ambos al motor de automatización.
Ejecutamos operaciones paralelas durante 4 semanas. Migramos agentes en grupos de 6. Proporcionamos sesiones de formación individuales y una biblioteca de tutoriales en vídeo.
En los 90 días posteriores al despliegue completo, Meridian había reducido las necesidades de personal administrativo en 3 puestos (reasignados a roles de atención al cliente) y vio la tasa de caducidad de pólizas caer del 7,3% al 1,1%.
Sin compromisos. Cuéntenos lo que necesita y le diremos cómo lo resolveríamos.
“Nuestros agentes solían temer los lunes por la mañana debido al retraso en el papeleo. Ahora temen los viernes porque la semana pasa demasiado rápido cuando realmente estás hablando con clientes en lugar de rellenar formularios.”
— Director de la Agencia, Meridian Insurance Group
Nos especializamos en conectar sistemas existentes con automatización inteligente, sin necesidad de reemplazos completos. Cuéntenos sobre sus flujos de trabajo.
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